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As organizações são um conjunto de processos. Diversas tarefas são feitas de maneiras variadas por diferentes pessoas, sistemas ou máquinas, buscando sempre o melhor resultado. No entanto, nem sempre os processos são geridos e executados da maneira mais produtiva e eficiente, tomando assim mais tempo, esforço e dinheiro durante todo o seu fluxo.

Um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas de todos os portes é a questão do retrabalho. Empresas que não possuem uma gestão de processos eficientes tende a ter uma alta taxa de erros humanos em suas atividades. E por consequência, uma grande demanda em retrabalho.

Lembra quando foi a última vez que você analisou a eficiência dos processos organizacionais na sua empresa? Como você faz para verificar se a sua equipe está engajada e comprometida com as melhores práticas na execução de suas atividades?

A reflexão sobre essas perguntas, pode ser uma excelente maneira de aumentar a produtividade, otimizar o tempo, controlar e economizar recursos em seu negócio.

Principais causas do retrabalho nas empresas

Se houver um retrabalho, concentre-se em encontrar a causa no início do ciclo de vida de seu processo. Lembre-se de que os erros na análise se propagarão em erros de projeto e erros nos resultados finais. Se você não encontrar os erros, pode ser necessário revisar todo o ciclo de vida, incluindo as fases anteriores de análise, projeto e construção.

Por outro lado, há poucas hipóteses de propagação de erros de requisitos se você tiver um processo rigoroso para validar que seus produtos e ou/ serviços estão completos e corretos antes de se mudar para as fases subsequentes do projeto.

Você pode rastrear o retrabalho para determinar quanto do tempo do seu projeto é gasto “debugando” ou trabalhando nos mesmos problemas duas vezes. Por exemplo, no processo de testes de um software, você pode acompanhar o número de erros e o esforço associado à resolução dos erros.

Como dito, o retrabalho tem origem, na maioria das vezes em falhas nos processos de negócio. Uma das responsabilidades de um gestor de projetos é implementar um processo qualificado que procure minimizar e até eliminar o retrabalho.

Passos para evitar o retrabalho em sua organização

Existem muitas maneiras de evitar e eliminar o retrabalho em sua organização. E alguns passos simples podem diminuir os custos e a perda de dinheiro que o retrabalho causa. Além disso, irá aumentar a confiabilidade e qualidade dos entregáveis. Confira!

Passo 1. Entenda os processos da sua organização, do início ao fim

Parece óbvio, mas já percebemos que muitas organizações pecam justamente no óbvio. Na prática, os procedimentos de trabalho e processos em muitas organizações geralmente está na “cabeça” das pessoas.

Isso é um problema muito comum às organizações! Cada um entende de um jeito o porquê, como, quando e para quem realizar suas atividades. Além disso, caso o funcionário deseje sair da empresa, perde-se todo esse conhecimento de trabalho, gerando grande desperdício de tempo em treinar novas pessoas. É muito importante que os processos organizacionais sejam conhecidos do início ao fim, de onde vem, para onde vai e como devem ser executados.

Passo 2. Tenha os processos mapeados, descritos, documentados

Nas organizações, um dos motivos do retrabalho é a informalidade, falta de padronização e clareza acerca das tarefas. A cultura de “cada um faz de um jeito e a cada dia de maneira diferente” faz com que se execute mais de uma vez a mesma coisa (a mesma pessoa ou pessoa diferente fazendo o que já foi feito).

Como já dito no passo 1, esse é um dos maiores problemas das organizações atualmente, a falta de clareza e padronização em seus processos. Assim como é importante conhecer os processos de início ao fim, é também necessário que eles estejam mapeados, formalizados e documentados.

Quando todas as pessoas seguirem os processos padronizados, eles se tornam escaláveis. Também será muito mais fácil treinar novos colaboradores nos procedimentos padrões da empresa.

Além disso, é muito mais fácil rastrear falhas em processos padronizados. Isso agiliza e otimiza o processo e evita perda de dinheiro e tempo para a organização. Caso a sua empresa encontre-se na situação descrita acima, é urgente realizar um mapeamento e uma gestão de processos.

Passo 3 – Defina responsáveis por cada tarefa e atividade

Sabe aquela expressão “cachorro que tem dois donos morre de sede”. Pois é, tarefa que não tem dono é feita mais de uma vez, por mais de uma pessoa. Ou pior ainda, quando um acha que a responsabilidade é do outro e ninguém faz…

Por isso é importante que todas as tarefas e responsabilidades estejam estabelecidas. Muitas vezes, a origem do retrabalho está na falta de definição de quem é o “dono da tarefa”. E isso pode acarretar em membros do time sobrecarregados, melhor planejamento do tempo e controle de prazos, maior rastreabilidade dos projetos e também melhor aproveitamento das habilidades de cada pessoa.

Passo 4. Automatize os processos manuais

A automação de processos é uma grande aliada na eliminação do retrabalho e também no ganho de tempo da equipe. Imagine que seus funcionários perdem muito tempo preenchendo planilhas, coletando e cruzando dados ou quaisquer rotinas manuais e mecânicas. Esse tipo de esforço repetitivo e de baixo valor pode aumentar as chances de falhas humanas.

Mas eles são facilmente automatizáveis. Com isso, essas tarefas saem do escopo de seus funcionários e passam a ser executados automaticamente, sem nenhum tipo de intervenção humana. Além de minimizar erros humanos e potencial retrabalho, a empresa ganha muito em produtividade.

Seus colaboradores param de fazer atividades repetitivas e mecânicas e passam a se concentrar naquilo que realmente gera valor para a organização. O uso de sistemas para a execução de procedimentos cotidianos melhora a gestão interna, evita retrabalhos e garante a conformidade no processo.

Passo 5. Defina um dono para cada processo

É importante que alguém acompanhe a execução das tarefas e se certifique que elas sejam desempenhadas conforme foram definidas. Essa pessoa será responsável pelo desenvolvimento de cada tarefa. Também será o ponto focal de tira-dúvidas da equipe. Dar a responsabilidade pelo bom funcionamento do processo a uma pessoa ajuda a tornar os processos mais eficientes.

Passo 6. Identifique e otimize processos ineficientes

Mapear, planejar, implementar e documentar os processos é o primeiro passo no caminho de sua empresa encontrar a máxima eficiência. Porém o trabalho não encerra aí. Durante a execução dos processos, será possível verificar falhas e gargalos nele, bem como procedimentos já ultrapassados que atrasam o ritmo de trabalho e desempenho da equipe.

Uma boa gestão de processos prescinde de análise e melhoria contínuas. Isso por que novas tecnologias estão em constante desenvolvimento, e necessidades surgem a todo momento no mercado, para qualquer segmento. Até mesmo os “processos perfeitos” precisam passar por revisão regular, a fim de garantir o bom funcionamento deles e/ou proceder com melhorias e inovação.

Acompanhar e buscar a otimização dos processos em qualquer organização tem que ser um hábito. Trabalhar de maneira organizada, evitando retrabalho, enxergando e eliminando desperdícios de tempo e dinheiro seguramente fará com que os resultados sejam melhores e que sua empresa alcance mais sucesso. Diga não ao retrabalho: abra sua mente e as portas da sua empresa para uma gestão de processos eficiente e conte com um sistema de gestão para otimizar as rotinas do seu negócio!