Porque implantar um ERP (Sistema de Gestão)

ERP: O desafio da gripe

“A primeira semana de outubro de 2009 foi a última de um período de grande faturamento e muito trabalho na Doctor Clean. Na verdade, Fabiana Tichauer, diretora da companhia, foi surpreendida duas vezes nesta época, vivendo dois extremos que nunca havia passado nos 17 anos de vida da empresa, localizada em São Paulo, atuante no setor de cosméticos e cremes antissépticos.

Dois fatos alteraram a rotina da Dr. Clean, que ostentou nos últimos anos um crescimento na casa 50% a cada doze meses. O primeiro surgiu em abril do ano passado, a pandemia da gripe suína, também conhecida como H1N1. Com a proliferação da doença em todos os continentes do globo, a Organização Mundial de Saúde (OMS) sugeriu a utilização de álcool gel para higiene das mãos como uma medida para evitar o contágio. Logo, a demanda pelo principal produto da empresa prometia aumentar.

Além disso, o Governo brasileiro instituiu o dia 1º de setembro de 2009 como prazo limite para todas as empresas fabricantes de cosméticos, produtos de perfumaria, higiene pessoal e limpeza passarem a emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e). A Dr. Clean já pensava em utilizar alguma solução para melhorar seus processos de gestão.

Em junho do ano passado, começou a implementar o ERP (sistema de gestão de processos). Os primeiros módulos que seriam instalados eram nota eletrônica, vendas e faturamento. Tudo para cumprir o prazo estabelecido pelo Governo.

Nesse ínterim, algo imprevisto. Com apoio da mídia, que não se cansava de abordar o tema gripe suína, a sugestão da OMS foi acatada em larga escala. E a Dr. Clean obteve um recorde de vendas de álcoois gel. Fabiana conta que os estoques estavam sempre vazios, os pedidos não paravam na empresa. Tudo que era produzido era vendido. Foi preciso contratar novos fornecedores e fazer parcerias com produtores.

No meio desse grande fluxo de trabalho, a implementação do ERP acontecia. O prazo estava apertando. ‘Precisávamos mudar nossa cultura de trabalho, além de correr contra o tempo. Nossa equipe fazia um expediente mais longo para ajudar na aceleração da instalação dos módulos’, revela a diretora da Dr. Clean.

Em agosto e setembro, a empresa faturou cerca de 300% a mais do que o costume. Para quem crescia anualmente na casa dos 50%, o impacto foi grande. No entanto, o frenesi causado pela necessidade de álcoois gel se mostrou sazonal. E na segunda semana de outubro, segundo Fabiana, os pedidos, que esgotavam o estoque diariamente, desapareceram. ‘Quando a gripe parou de passar na TV, teve uma parada absurda. Os clientes não solicitavam mais os produtos. Foi difícil. De uma hora para outra já não vendíamos mais nada’, conta.

Com a parada brusca nas vendas, o estoque ficou cheio. E a Dr. Clean foi obrigada diminuir o ritmo, mas mesmo assim não teve perdas de insumos, que tem validade de três anos. Em primeiro de setembro de 2009, a Dr. Clean já emitia notas eletrônicas. Estava no olho do furacão, mas conseguiu cumprir o prazo. Os próximos módulos serão implementados em ritmo mais tranqüilo.

‘Tivemos um desafio após o outro, mas foi um aprendizado grande. Não tínhamos como prever esse ‘boom’ de vendas. Felizmente optamos por implementar um ERP nesse meio tempo. Ganhamos muito em velocidade, produtividade e tempo. O que demorávamos duas horas para fazer, hoje fazemos em 10 minutos. Bastante coisa que era manual, hoje é automática’, comemora Fabiana.”

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